في إطار تنظيم  مشاركة باحثي الجامعة في المشاريع البحثية المدعومة من خارج الجامعة يقوم مقدم الطلب برفع خطاب موجه الى سعادة عميد البحث العلمي عبر نظام ديوان مع تعبئة النموذج المرفق وذلك لاستكمال اجراءات الطلب.

شروط وضوابط الموافقة على مشاركة باحثي الجامعة في الابحاث المدعومة من خارج الجامعة:

1. الالتزام بكافة الأنظمة واللوائح والتعاميم والإجراءات المعمول بها في الجامعة بما في ذلك حقوق الملكية الفكرية.  
2. الالتزام بأخلاقيات البحث العلمي المعمول بها في الجامعة.
3. ألا يترتب على مشاركة الباحث إخلال بمهامهم الأكاديمية والوظيفية.
4. ألا يترتب على الجامعة أي التزامات مالية وأن يتم توفير الموارد اللازمة لإجراء الأبحاث العلمية، وتأمين أي احتياجات إضافية من ميزانيات البحث الممول.
5. أن تكون الأبحاث متوائمة مع السياسات البحثية للجامعة.
6. إظهار الانتماء للجامعة ضمن مخرجات الأبحاث.
7. العمل على نقل المعرفة وتوطين التقنيات المكتسبة في الجامعة.
8. الالتزام باللوائح والأنظمة المعمول بها في تنفيذ الأبحاث العلمية وما يتعلق بها من شئون مالية أو إدارية.
9. أن يلتزم الباحثون بالأهداف العلمية للبحث وفق شروط الجهة المانحة.
10. أن يلتزم الباحث بأحكام وشروط العقد المبرم.
11. يزود الباحث الجهة الخارجية بالحسابات البنكية المعتمدة بالجامعة لإيداع مبلغ الدعم.
12. تطبق المادة الحادية عشر من لائحة البحث العلمي والتي تنص على "للجامعة – وفق ما يضعه المجلس العلمي من ضوابط – قبول دعم المشاريع العلمية حسب شروط التعاقد ووفقًا للقواعد واللوائح المعمول بها في الجامعة، ولها كذلك استقطاع نسبة لا تقل عن (5%) ولا تزيد عن (10%) وتخصيصها للجهات المشرفة على تنفيذ تلك المشاريع".
13.  أن يقوم الباحث بتعبئة نموذج المشاركة الخارجية وتصديقه من عمادة البحث العلمي.

نموذج مشاركة باحثي الجامعة في مشروع بحثي مدعوم من خارج الجامعة: (نموذج رقم EP-1) (External participation)